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Análisis Gap

Ruben Palazuelos Romo

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Prácticamente cualquier proceso exhibe una diferencia o una brecha entre su estado actual y su estado deseado. Como ejemplos: existe una diferencia entre el cumplimiento de una organización y los requisitos de ISO 9000; el desempeño de un proceso muestra una brecha respecto a su estándar o respecto a las mejores prácticas; la percepción de calidad y la expectativa de un cliente difieren; la diferencia entre la situación actual y la solución esperada es motivo de los trabajos de un proyecto; la condición actual de una organización aún dista de la visión establecida. Una brecha o diferencia entre la experiencia actual y la expectativa establecida es siempre causa de insatisfacción. 

El análisis gap o análisis de brechas es un conjunto de técnicas útiles para realizar una comparación entre un estado actual y un estado futuro deseado, permite comparar condiciones actuales para identificar áreas de mejora. Este análisis se aplica entonces para comparar, analizar y planear acciones capaces de avanzar a una empresa a una mejor condición. Permite comprender y priorizar las necesidades del negocio al identificar las deficiencias que deben resolverse. El proceso de un análisis gap incluye elaborar un plan de mejora para resolver las diferencias encontradas.

En su forma más sencilla, el análisis gap puede describirse en dos grandes pasos: identificar las brechas y resolver las brechas. La primera parte incluye preparar la lista de requisitos en forma de preguntas, revisar las prácticas actuales en cumplimiento y en efectividad, relacionar lo encontrado con los procesos que deben mejorar e identificar las relaciones causa-efecto en las prácticas deficientes. La segunda parte busca resolver las brechas al convertir las respuestas insatisfactorias en enunciados de acción correctiva, desarrollar los planes para atender las deficiencias prioritarias, asegurar que las acciones correctivas que deben implementarse cubran la brecha encontrada, asignar responsabilidades y realizar seguimiento hasta verificar resolución de cada brecha atendida.

Gap Analysis 2

El análisis gap es de gran utilidad en múltiples situaciones en una organización pues permite tomar decisiones en base a hechos, enfocar los esfuerzos y priorizar la aplicación de recursos para resolver limitaciones y mejorar. El proceso completo del análisis gap ofrece mayor efectividad cuando es realizado observando la metodología de la gestión de proyectos. Como ante un proceso de cambio, el análisis gap requiere de patrocinio ejecutivo, diagnóstico objetivo, prioridades correctas, comunicación y documentación, asignación y compromiso, acciones eficientes y efectivas, estandarización de soluciones, seguimiento, lecciones aprendidas y cierre.

El plan de mejora obtenido de un análisis gap debe servir como el puente para llegar a la mejor condición deseada.