Ideas Valiosas

Ruben Palazuelos Romo

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Uno de los motivos por los cuales una persona puede dejar su trabajo es por sentir que a nadie le interesan sus ideas. Esta situación puede ser más común de lo que imaginamos y no es un sentimiento que se expresaría abiertamente como el motivo para buscar otra oportunidad. Las ideas de un empleado pueden perderse al no ser escuchadas o consideradas; la empresa podría estar perdiendo algo de gran valor y esto podría ser síntoma de una cultura organizacional que sacrifica talento y posición competitiva.

Muchas ideas carecen de un atractivo en su inicio pero unas cuantas muestran su valor en cuanto son exploradas. Una idea puede parecer inicialmente ridícula o ser vista como imposible de producir resultados. Al ser vista de nuevo podría mostrar potencial, ser mejorada en forma colaborativa y producir algo mejor que la condición actual. Un proceso iterativo para escuchar y crecer ideas es característico de una organización que apoya la innovación y este proceso es una manifestación de su cultura y por supuesto, de su liderazgo. Una idea tiene el potencial de avanzar desde “Esto no funcionará” hasta “Sí funciona” cuando es considerada en un ambiente apropiado. 

Es posible que ciertos grupos en la organización sean un freno para el flujo de ideas, por diversas razones. Algunas personas pueden manifestar resistencia a escuchar y revisar ideas si ven éstas como factores que pueden desestabilizar los procesos actuales en vez de ver las ideas como oportunidades para un mejor proceso en el futuro. La resistencia al cambio en los procesos es en cierta forma un deseo de repetir resultados aceptables, pero sacrifica el avance a mejores condiciones para empleados y clientes.

Cuando los líderes en la organización comunican y demuestran un ambiente de respeto para la colaboración de los empleados, establecen un ambiente de confianza para expresar ideas. Este ambiente puede apoyarse al capturar, documentar, criticar y evaluar las ideas para asegurar que las mejores llegan a convertirse en acciones. Toda idea debe ser al menos escuchada y considerada por grupos apropiados, con personas responsables de puntos clave a lo largo del proceso de generación hasta evaluación de las ideas.

Si el mensaje de los líderes es que las ideas de los empleados son importantes para el futuro de la organización, cada persona merece entonces alguna respuesta sobre su aportación, y esto lleva a ampliar la contribución de los equipos en la empresa, generando más y mejores ideas.

Una organización con interés en el futuro manifiesta su compromiso para apoyar y crecer ideas que tienen el potencial de avanzar a la empresa, y todo inicia con escuchar.

Actitudes Frente a Riesgos

Ruben Palazuelos Romo

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La gestión de riesgo ofrece un enfoque estructurado para reducir riesgos y tiene aplicación directa hacia causas de riesgo en el medio ambiente, en la tecnología y en las organizaciones, entre otras. La gestión de riesgo en empresas también es de gran utilidad para mejorar la continuidad de  las operaciones y en la mejora de los procesos. A pesar de sus grandes beneficios, la gestión de riesgo continúa como una de las áreas con atención limitada, tal vez debido a su natural incursión en el dominio de lo subjetivo y de la emoción.

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Análisis Gap

Ruben Palazuelos Romo

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Prácticamente cualquier proceso exhibe una diferencia o una brecha entre su estado actual y su estado deseado. Como ejemplos: existe una diferencia entre el cumplimiento de una organización y los requisitos de ISO 9000; el desempeño de un proceso muestra una brecha respecto a su estándar o respecto a las mejores prácticas; la percepción de calidad y la expectativa de un cliente difieren; la diferencia entre la situación actual y la solución esperada es motivo de los trabajos de un proyecto; la condición actual de una organización aún dista de la visión establecida. Una brecha o diferencia entre la experiencia actual y la expectativa establecida es siempre causa de insatisfacción. 

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La Voz del Cliente

Ruben Palazuelos Romo

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En la mayoría de las iniciativas sobre Calidad como Manufactura Esbelta, Seis Sigma, ISO 9000 y otras, encontramos referencias a la Voz del Cliente. Al aplicar principios y métodos de  estas iniciativas es posible mejorar procesos y reducir variación en todo tipo de empresas, sean de productos o de servicios, para entregar una bebida a un consumidor o diseñar una estrategia de mercadotecnia. Sin embargo, estos esfuerzos no resultan en mayor satisfacción de clientes cuando se realizan en funciones organizacionales aisladas unas de otras, sin lograr mejoras al nivel sistema del negocio. Para mantener un alto nivel de competitividad en el ambiente actual de negocios es indispensable que la voz del cliente sea escuchada por todas las funciones y en todas sus posibles variantes.

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Aprender de Errores

Ruben Palazuelos Romo

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Ninguna persona está libre de cometer errores; es parte de nuestra naturaleza humana. Todos hemos cometido errores, algunos pequeños y otros tal vez de mayor magnitud. Si pensamos detenidamente en un error reciente que cometimos, es probable que encontremos algo de utilidad. Podemos ser mejores cuando cambiamos para evitar cometer el mismo error. Lo importante es tomar acción para cambiar, de lo contrario, al no actuar sobre un error quedamos expuestos a continuar repitiendo errores. 

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La Agenda para Mañana

Ruben Palazuelos Romo

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¿Qué actividades muestra tu agenda para mañana?

La respuesta a esta pregunta puede variar en gran medida. Algunas personas no tienen agenda, otras improvisan una lista de pendientes el mismo día, mientras que otras preparan su agenda al concluir el día anterior. Demasiadas personas inician su día de manera desorganizada o desorientada, con falta de intención, atendiendo lo que está al principio de una lista que no fue revisada, sin prioridades, sin un plan sobre cómo enfrentar tareas difíciles. 

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La Sencillez en TPS

Ruben Palazuelos Romo

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Las publicaciones originales sobre el Sistema de Producción Toyota (TPS) contienen conceptos de una sencillez tal que para algunas personas puede resultar difícil comprender su alcance. Considero que TPS es más fácil de comprender atendiendo primero a sus principios y luego a las herramientas, de esa forma entendemos primero por qué es necesario actuar para mejorar y luego vemos formas de cómo mejorar.

La premisa fundamental de TPS es establecer flujo a lo largo del proceso.

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Empleados Primero

Ruben Palazuelos Romo

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¿Cuáles son las acciones comunes al recibir una queja de un cliente? Típicamente existe un sentido de urgencia y prioridad; muy probablemente el asunto quede asignado a una persona hasta lograr una respuesta apropiada para el cliente. ¿Cuáles son las acciones comunes al recibir una queja de un empleado? En pocas empresas existe el mismo sentido de urgencia y prioridad al caso. Sin embargo, la respuesta a las necesidades de empleados es tan importante como la respuesta a las necesidades de clientes. El trato que reciben los empleados en un negocio o empresa es altamente visible a la organización y esto es determinante en el ambiente de trabajo; los empleados observan y repiten la conducta de sus jefes. 

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El Lenguaje como Reflejo de la Cultura en la Organización

Ruben Palazuelos Romo

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Una gran cantidad de estudios se ha enfocado en la relación mutua entre lenguaje y cultura. El lenguaje es una forma de expresión de los individuos, un vehículo para comunicar. La cultura se refiere a los sistemas sociales, patrones de conductas, actitudes y valores de un grupo. El lenguaje utilizado por un grupo es reflejo de su cultura y ésta a su vez influye en el lenguaje usado por el grupo. Esto es válido para una civilización y también para una organización. En este artículo nos referimos al caso del lenguaje como indicador de la cultura y del desarrollo en una empresa o negocio.

Una organización evoluciona y da forma a su cultura. El lenguaje que apreciamos en tal organización es un reflejo del grado de su evolución; la forma en que se expresa la gente está relacionada con su desarrollo como grupo. Un mayor desarrollo de los individuos en la organización lleva a una mejor comunicación en todas las funciones del negocio; facilita la forma en la cual se describe una situación o problema; ayuda a expresar una idea o solución. El lenguaje en una empresa o negocio, como en la vida de las personas, es esencial para comunicar información y expresar pensamientos.

Podemos apreciar esto en empresas en diferente grado de desarrollo. En aquellas que valoran el desarrollo de la gente puede apreciarse mayor facilidad y disposición para comunicar, para participar con ideas, para llegar a soluciones. En este caso es posible confirmar que el lenguaje refleja la forma en la que pensamos y actuamos. Por otro lado, en una empresa limitada en su evolución como grupo, con desarrollo mínimo de su gente, los problemas no se describen correctamente, una visión es difícil de construir, una idea queda sin crecer. 

El lenguaje entonces es de gran importancia como un indicador de la cultura y el desarrollo de un grupo. Esto es clave, por ejemplo, cuando el grupo debe participar en un sistema para la gestión de la calidad. Consideremos el caso de un sistema que requiere que la gente en la organización adopte un pensamiento basado en riesgo con un enfoque en procesos. Uno de los principales indicadores sobre la adopción del pensamiento basado en riesgo es la forma en que la gente se expresa de sus resultados y de los factores que contribuyen a lograrlos; el lenguaje sobre causa-efecto está relacionado con la forma de pensar sobre los eventos. Sin desarrollo, lo que se piensa sobre los eventos se expresa con un lenguaje que no contribuye a mejorar. El lenguaje también refleja la cultura de la empresa cuando se aprecia el uso de la estadística como forma de describir el comportamiento de un proceso, sus posibles resultados y como un medio para calificar el proceso.

Una forma entonces de conocer el grado de desarrollo de la gente en una empresa es escuchar el lenguaje que utiliza. Sus formas de expresión son indicativas del nivel de conocimiento y entendimiento de sus operaciones. En una cultura de mejora estas formas son precisas, correctas y congruentes, útiles para el análisis, para las evaluaciones y para la mejora de los procesos. Escucha y observa el lenguaje en tu organización.

Roles y Responsabilidades en un Programa Seis Sigma

Ruben Palazuelos Romo

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Una organización que adopta la metodología de Seis Sigma tiene un gran compromiso hacia la mejora continua, aprovechando cada problema para aprender y cada oportunidad para mejorar. En su estructura de apoyo existen niveles y funciones definidas para promover y realizar proyectos de mejora, alineados con la filosofía a largo plazo de la empresa. Estas funciones pueden estar organizadas en un arreglo matricial, con un departamento Seis Sigma actuando como promotor a lo largo de la organización. A continuación se presenta un resumen de los roles y responsabilidades comunes en un programa Seis Sigma.

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