El Valor de la Gestión de Riesgos

Ruben Palazuelos Romo

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Imagina la siguiente situación ficticia:

Tu equipo de trabajo realizó un estudio en el cual analizaron y cuantificaron el riesgo de interrupciones serias en la producción debido a las condiciones de una maquinaria clave en el proceso. Con base en el historial de mantenimiento, las condiciones actuales de carga y los síntomas más recientes, estimaron una muy alta probabilidad de falla catastrófica en esta maquinaria en el corto plazo. 

El estudio fue presentado de forma apropiada al grupo directivo, solicitando que se tomaran acciones preventivas para evitar problemas serios al negocio. Desafortunadamente el mensaje fue ignorado, no se tomaron acciones oportunas y el problema ocurrió de forma muy similar a la que tu equipo describía en su estudio, causando grandes pérdidas al negocio.

Considera ahora la siguiente situación real:

En Mayo de 2018 la Universidad de John Hopkins realizó un evento con la ayuda de expertos en varias disciplinas para estudiar la posibilidad de que ocurriera una emergencia global debida a una enfermedad infecciosa, así como la capacidad de respuesta de los sistemas actuales ante tal situación. En Octubre de 2019 el Centro para Estudios Estratégicos e Internacionales (CSIS) llevó a cabo un evento similar. 

En ambos casos la conclusión fue la misma: el sistema global de salud es incapaz de detectar, prevenir y responder de manera oportuna y eficaz a emergencias debidas a enfermedades infecciosas. Ambos estudios publicaron una serie de alertas y recomendaciones describiendo múltiples factores que afectan la incapacidad del sistema global de salud, entre ellos:

  • Falta de planeación, inversión y cooperación internacional, acentuadas por tensiones comerciales, políticas o militares entre países que conducen a falta de confianza al presentarse la necesidad de acciones conjuntas. 
  • Resistencia o retraso por países en imponer restricciones para controlar la propagación de la infección por temor que afecten su economía. 
  • Condiciones muy inferiores de sistemas de salud en países que no consideran la salud como una prioridad para sus ciudadanos o que han sido seriamente limitados por la corrupción. 
  • El desprecio de algunos líderes por la ciencia y sus proyecciones sobre el efecto en la población de riesgos relacionados con aspectos de salud o el deterioro del medio ambiente.

La pandemia declarada recientemente a raíz de la rápida propagación del virus COVID-19 tiene paralelos notables con ambos ejercicios anteriores. Las acciones derivadas de los dos análisis de riesgos fueron muy limitadas y este virus ha causado la pérdida de vida a una gran cantidad de personas en una gran cantidad de países en muy poco tiempo. 

La gestión de riesgos es una metodología de gran valor que consiste en identificar y cuantificar  la probabilidad y el impacto de algún riesgo para luego planear acciones dirigidas a reducir la probabilidad de ocurrencia o el impacto de tal riesgo. La metodología es igualmente valiosa a nivel proyecto en una empresa como el primer caso descrito, y también a nivel de escenarios globales como el segundo caso presentado arriba. Al disponer de opiniones de expertos, con base en información confiable, las conclusiones sirven de guía para tomar acciones oportunas y eficaces con el fin de evitar daños o pérdidas.

Disponemos de herramientas útiles, información suficiente y métodos confiables para prevenir desastres. Desafortunadamente nada de esto puede ser de ayuda cuando las prioridades de los líderes son muy particulares e ignoran las necesidades fundamentales de las personas y las organizaciones. 

Creatividad

Ruben Palazuelos Romo

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Con frecuencia se asocia creatividad con el trabajo de un genio, como si ser creativo exigiera una gran inteligencia. Sin embargo, la creatividad es parte de nuestra naturaleza humana y cada persona tiene un potencial creativo; es una de las características más importantes y distintivas de ser humano. La creatividad inicia al pensar y por ello existe como capacidad en cada persona. 

La creatividad es la acción de producir ideas nuevas y convertirlas en algo real. Se caracteriza por una habilidad de percibir el mundo de formas nuevas, de trazar conexiones entre situaciones aparentemente sin relación, de generar soluciones nuevas. Es la habilidad de utilizar experiencias y conocimientos acumulados en nuestra mente, combinarlos en formas nuevas y lograr algo diferente.

La creatividad no está limitada a aspectos artísticos; el avance científico se relaciona también con la creatividad. La tecnología ha revolucionado la forma en que vivimos al ofrecer soluciones creativas para muchas de nuestras actividades. Por ser la creatividad una cualidad de la especie humana, hemos avanzado desde un estado cavernícola hasta la exploración espacial. Logramos avanzar por una era agrícola a una industrial, a otra era de información y llegar a una era conceptual. La creatividad ha sido y continuará siendo un factor crucial para el éxito en el futuro. 

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Sin embargo, solamente una pequeña parte de la población cree poder desarrollar su potencial creativo y piensa tener una habilidad creativa muy limitada. Somos creativos por naturaleza pero al crecer aprendemos a no utilizar nuestra capacidad creativa; perdemos nuestra creatividad natural al pasar de niños a adultos debido al ambiente en el cual crecemos. Pero nuestra habilidad creativa puede ser desarrollada; podemos desaprender los hábitos y cambiar las actitudes que limitan nuestra creatividad. Nuestra vida diaria require que seamos creativos para lograr satisfacer nuestras necesidades mayores y las personas llegan a un estado de mayor satisfacción en la vida cuando son capaces de manifestar su creatividad en alguna forma.

Cada persona tiene capacidad creativa; es parte de la evolución de nuestro cerebro. Las actividades mentales relacionadas con la creatividad incluyen observar, cuestionar, asociar, experimentar e imaginar. Estas actividades pueden verse suprimidas por un ambiente inadecuado que limite la generación de ideas y en consecuencia frene la creatividad. Nuestro cerebro utiliza los estímulos que recibe como material para generar ideas. Si estos estímulos son variados y ricos en contenido, es posible producir más ideas a partir de impresiones visuales, experiencias auditivas, pensamientos y emociones.  Screen Shot 2019-11-16 at 2.43.07 PM

Cada segundo de nuestra vida combina estímulos nuevos con experiencias y memorias ya acumulados en nuestros cerebros. Cada experiencia nueva es material con el cual nuestro cerebro puede crear variaciones de algo existente y producir algo nuevo. Observar lo que existe a nuestro alrededor, en vez de solamente ver, puede generar conceptos nuevos. Un ambiente con una variedad de estímulos apoya el proceso creativo. 

La tendencia en muchos sistemas educativos hacia una mayor especialización es una gran limitante a la creatividad. Muchos programas escolares buscan que el estudiante aprenda cada vez más y más de menos y menos; llevado al extremo, un sistema así llevaría a saber todo de nada. Los programas educativos de mayor éxito y valor para la vida de los estudiantes utilizan mayor generalización para formar un pensamiento amplio, capaz de mayor poder de observación, crítica e imaginación. El conocimiento de varias áreas resulta más valioso y desarrolla mayor capacidad creativa en los estudiantes, sobre todo si inicia a una edad temprana.

Una persona utiliza su capacidad creativa cuando piensa diferente, desde otras perspectivas, para lograr ideas nuevas, cuando imagina lo que aún no existe. Cada persona es capaz de imaginar lo que no tiene frente a ella si se decide a hacerlo. Cuando existe la intención, es posible ver que conceptos aparentemente excluyentes pueden combinarse para lograr algo diferente, disparar una idea a partir de una colección de cosas consideradas aleatorias. Al continuar observando, agregando, variando, puede crearse algo diferente, lograr algo extraordinario a partir de lo ordinario.

La creatividad no se refiere a crear algo de la nada; muchas creaciones provienen de algo que ya existe, de percibir de manera diferente lo que vemos, oímos o sentimos. El proceso creativo no necesariamente requiere de un relámpago de brillantez o de la inspiración de una musa. Algo creativo puede resultar de una combinación no antes vista de cosas anteriormente vistas. 

Nuestro cerebro puede llegar a buscar cosas nuevas y estimulantes cuando dejamos de repetir lo conocido, cómodo y fácil. Nuestra humanidad es creativa por naturaleza y tiene el poder de mejorar vidas, propias y ajenas. La creatividad es esencial a la felicidad pues lleva a la persona a un estado de realización y plenitud.

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¿Cómo ser entonces una persona más creativa? La respuesta a esta pregunta incluye aspectos muy sencillos pero diferentes a lo que cotidianamente hacemos. 

Pensar más

Es raro encontrar espacios en nuestra agenda para pensar y sin embargo son indispensables. Concedernos tiempo para pensar nos permite considerar opciones antes de decidir qué hacer, de esa forma evitamos conformarnos con una primera respuesta o solución rápida y buscar otras mejores. Pensar más nos ayuda a evitar repetir lo que ya se ha hecho y que muy probablemente produzca resultados mediocres en comparación a otras alternativas. Forzar nuestro cerebro a pensar más nos puede llevar a lograr algo creativo y mejor.

No temer fallar

Vencer el temor a fallar nos brinda la oportunidad de aprender y avanzar mejor. Es necesario probar ideas nuevas, considerando lo que aún no existe, sin que el miedo sea un obstáculo que nos impida actuar. Crear algo nuevo puede ser difícil cuando nos encerramos con los riesgos de fallar; experimentar siempre lleva riesgos pero estos pueden ser minimizados o eliminados con un buen plan. Aprender de nuestros errores siempre abre caminos nuevos. Tendemos a evitar un cambio por temor al fracaso pero debemos recordarnos siempre que la mayoría de los éxitos resultan de los fracasos anteriores; la historia tiene incontables casos de búsqueda del éxito después de múltiples fracasos. 

Retar nuestra capacidad

Al salir de una zona de confort es posible lograr estímulos nuevos que pueden conducirnos  a ideas nuevas y mejores. Al mover nuestros límites y retarnos a alcanzarlos estamos obligándonos a hacer algo diferente y esto nos lleva a ejercer nuestra creatividad para lograr nuestro propósito. La satisfacción de haber avanzado es enorme y nos impulsa aún a mayores logros.

Procurar un mejor ambiente

Cambiar nuestro ambiente puede ser difícil y no siempre posible pero esto es un factor clave que permite realizar nuestra capacidad creativa. No debemos olvidar que nosotros contribuimos en alguna forma al ambiente en el cual nos encontramos. Nuestra actitud es definitivamente algo que sí podemos cambiar; una mayor confianza en nuestras capacidades es un excelente apoyo a nuestra creatividad. Al evitar negatividad, propia y a nuestro alrededor, mejoramos el ambiente y hacemos posible la generación de más y mejores ideas. El trabajo con otras personas puede lograr mejores resultados; un ambiente colaborativo genera más ideas y hace posible mejores soluciones.

Explorar posibilidades

Probar algo nuevo, explorando el rango de posibilidades, permite encontrar mejores ideas y opciones. Tomar ideas de un contexto y aplicarlas en otro es también un buen ejercicio para buscar mejores alternativas. 

Un pequeño cambio atendiendo una o más de las cinco recomendaciones anteriores puede llevarte a realizar más tu potencial creativo. Un cambio facilita el siguiente: al pensar más puedes explorar otras posibilidades y retar tu capacidad; al vencer el temor a fallar puedes mejorar tu actitud y contribuir a un mejor ambiente.

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Hemos salido de las cavernas y hemos llegado al espacio, pero en el trayecto hemos producido algunos problemas complejos que complican nuestra vida. La creatividad es la mayor fuerza que poseemos, capaz de transformar nuestro presente hacia un mejor futuro. Para tener éxito y bienestar en el futuro debemos desarrollar nuestra habilidad creativa en escuelas, centros de trabajo y en nuestros hogares.

Actitudes Frente a Riesgos

Ruben Palazuelos Romo

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La gestión de riesgo ofrece un enfoque estructurado para reducir riesgos y tiene aplicación directa hacia causas de riesgo en el medio ambiente, en la tecnología y en las organizaciones, entre otras. La gestión de riesgo en empresas también es de gran utilidad para mejorar la continuidad de  las operaciones y en la mejora de los procesos. A pesar de sus grandes beneficios, la gestión de riesgo continúa como una de las áreas con atención limitada, tal vez debido a su natural incursión en el dominio de lo subjetivo y de la emoción.

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Análisis Gap

Ruben Palazuelos Romo

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Prácticamente cualquier proceso exhibe una diferencia o una brecha entre su estado actual y su estado deseado. Como ejemplos: existe una diferencia entre el cumplimiento de una organización y los requisitos de ISO 9000; el desempeño de un proceso muestra una brecha respecto a su estándar o respecto a las mejores prácticas; la percepción de calidad y la expectativa de un cliente difieren; la diferencia entre la situación actual y la solución esperada es motivo de los trabajos de un proyecto; la condición actual de una organización aún dista de la visión establecida. Una brecha o diferencia entre la experiencia actual y la expectativa establecida es siempre causa de insatisfacción. 

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La Agenda para Mañana

Ruben Palazuelos Romo

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¿Qué actividades muestra tu agenda para mañana?

La respuesta a esta pregunta puede variar en gran medida. Algunas personas no tienen agenda, otras improvisan una lista de pendientes el mismo día, mientras que otras preparan su agenda al concluir el día anterior. Demasiadas personas inician su día de manera desorganizada o desorientada, con falta de intención, atendiendo lo que está al principio de una lista que no fue revisada, sin prioridades, sin un plan sobre cómo enfrentar tareas difíciles. 

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Roles y Responsabilidades en un Programa Seis Sigma

Ruben Palazuelos Romo

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Una organización que adopta la metodología de Seis Sigma tiene un gran compromiso hacia la mejora continua, aprovechando cada problema para aprender y cada oportunidad para mejorar. En su estructura de apoyo existen niveles y funciones definidas para promover y realizar proyectos de mejora, alineados con la filosofía a largo plazo de la empresa. Estas funciones pueden estar organizadas en un arreglo matricial, con un departamento Seis Sigma actuando como promotor a lo largo de la organización. A continuación se presenta un resumen de los roles y responsabilidades comunes en un programa Seis Sigma.

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Metodología Tradicional y Metodología Agile para Proyectos

Ruben Palazuelos Romo

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Ciertos proyectos pueden requerir de un calendario comprimido con gran velocidad y flexibilidad en el desarrollo del producto. Esto es especialmente común en industrias o negocios que actúan en períodos de cambio muy frecuente, como la tecnología. Para estos casos, la metodología tradicional para la gestión de proyectos podría considerarse inadecuada en algunos sectores, prefiriendo la metodología ágil o Agile Project Management. En esta nota exploramos varias características esenciales de las metodologías ágil y tradicional.

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Un Equipo Exitoso

Ruben Palazuelos Romo

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El avance de una organización requiere del desarrollo de personas para formar equipos exitosos. Una gran cantidad de situaciones en nuestro trabajo necesita apoyarse en un equipo de personas para ideas, planes y acciones. Los resultados obtenidos dependen entonces de la capacidad del equipo para trabajar como tal, siendo esta una tarea importante y continua del líder. Este artículo presenta varios factores que permiten avanzar el equipo a una condición de éxito en sus emprendimientos.

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Lecciones Aprendidas en Proyectos

Ruben Palazuelos Romo

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La mente humana tiene una enorme capacidad para aprender cosas nuevas; también es impresionante la forma en que utiliza el conocimiento aprendido con anterioridad. Una característica vital para toda persona es la capacidad para reaccionar y para tomar decisiones en base a conocimientos y experiencias anteriores, en vez de tener que volver a aprender lo mismo una y otra vez.

La gestión de proyectos nos brinda un conjunto de experiencias ricas en aprendizaje que podemos aprovechar para facilitar el éxito en siguientes proyectos. Un proyecto es único en su emprendimiento de solución pero ofrece lecciones importantes para proyectos futuros. El aprovechamiento de estas lecciones debe ser parte del plan de todo proyecto.

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Importancia de la Etapa Conceptual de un Proyecto

Ruben Palazuelos Romo

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Un proyecto puede nacer de formas muy variadas, desde una idea sencilla y clara para resolver un problema entre unas cuantas personas, hasta un emprendimiento complejo a gran escala que requiere de múltiples y amplias discusiones antes de pensar en su desarrollo.

La etapa conceptual de un proyecto ocurre muy temprano en relación a la definición y planeación y es posible que involucre a personas diferentes a las que participen en el ciclo de vida común de un proyecto. Inicia con la expresión de un requisito para mejorar una condición actual, o de una oportunidad que beneficiará a alguna parte interesada.

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